Informativa sulla Privacy Per Dipendenti, Collaboratori, Docenti
Questo documento ha lo scopo d’informare tutte le persone interessate a offrire le proprie prestazioni lavorative per l’esecuzione di un contratto di lavoro di qualsiasi tipologia e durata con l’UNIVERSITA’ TELEMATICA INTERNAZIONALE UNINETTUNO (in seguito UTIU), su come saranno trattati i loro dati personali forniti per partecipare a una selezione concorsuale indetta con bando pubblico, o al momento della richiesta d’informazioni per una eventuale trattativa privata, o durante la trattativa privata finalizzata all’assunzione, e su come saranno trattati i loro dati personali durante tutta la durata del rapporto lavorativo.
Questo documento ha anche lo scopo di aggiornare le informazioni già fornite a tutto il personale assunto.
Il Regolamento dell’Unione Europea 2016/679 tutela tutte le persone fisiche con riguardo al trattamento dei loro dati personali effettuato da un titolare del trattamento stabilito nel territorio dell’Unione Europea e fornisce loro una serie di diritti, elencati più avanti, che potranno essere esercitati all’occorrenza nei suoi confronti.
UTIU ha la sede principale a Roma, Corso Vittorio Emanuele II n. 39 e per tale ragione applica il Regolamento UE 2016/679 a tutti i trattamenti di dati personali, inclusi quelli necessari alla fruizione delle attività di formazione a distanza, ed è formalmente la Titolare di questi trattamenti.
UTIU può essere contattata dagli interessati agli indirizzi postali o ai numeri telefonici rinvenibili nel suo sito https://www.uninettunouniversity.net .
Il Responsabile della protezione dei dati personali è l’Avv. Gaetano Giordano e può essere contattato tramite email al seguente indirizzo di posta: dpo@uninettunouniversity.net oppure tramite tel./fax al numero +390637511524. Gli interessati possono contattarlo per tutte le questioni relative al trattamento dei loro dati personali e all’esercizio dei loro diritti derivanti dal Regolamento suddetto, ed egli è tenuto al segreto in merito all’adempimento dei propri compiti.
Ciò premesso, UTIU vuole fornire agli interessati le seguenti informazioni.
A) Nel caso di dati personali forniti da ogni interessato per partecipare a una selezione concorsuale indetta da UTIU con un bando pubblico per la chiamata di professori, ricercatori, o per l’assegnazione di assegni di ricerca, o per il conferimento dell’incarico di lettore di scambio straniero:
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i dati personali forniti con la domanda di partecipazione alla selezione concorsuale e in particolare i dati identificativi dell’interessato e le informazioni relative alla sua carriera accademica e alla pregressa attività lavorativa con la pubblica amministrazione, i dati personali relativi a eventuali condanne penali e al godimento di diritti civili, laddove richiesti dal bando, i certificati contenenti i suddetti dati personali o le dichiarazioni sostitutive effettuate dall’interessato, sono tutti necessari per la valutazione dei requisiti di partecipazione, per la formazione della relativa graduatoria, per l’eventuale chiamata individuale e per la stipulazione del relativo contratto di lavoro;
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non occorre raccogliere il suo consenso in quanto le operazioni di raccolta, registrazione, elaborazione, consultazione e valutazione di questi dati personali da parte della Titolare e di quelli relativi a eventuali condanne penali e al godimento di diritti civili, laddove richiesti dal bando, sono necessarie per l’esecuzione di un compito d’interesse pubblico connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui la stessa è investita e per adempiere a un obbligo legale dal momento che per l’assunzione di personale docente è tenuta in base alla legge n. 240/2010 a trattare tutti questi dati personali;
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i dati personali saranno comunicati alle competenti autorità pubbliche (MIUR, Autorità certificanti, altri Atenei) per comunicare l’esito della procedura ed effettuare controlli a campione sulla veridicità delle dichiarazioni e delle informazioni fornite dal partecipante;
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al termine della selezione concorsuale tutti i dati personali dell’interessato saranno conservati dalla Titolare per un periodo di tempo illimitato esclusivamente per scopi di archiviazione nel pubblico interesse.
B) Nel caso di dati personali forniti da ogni interessato al momento dell’invio di una proposta di colloquio o una candidatura finalizzata all’assunzione di un rapporto di lavoro:
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i dati personali forniti sono necessari per la valutazione delle sue esperienze formative e lavorative ai fini di una eventuale assunzione di un rapporto di lavoro con la Titolare;
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non occorre raccogliere il suo consenso in quanto le operazioni di raccolta, registrazione, elaborazione e consultazione di questi dati personali da parte della Titolare sono finalizzate, su richiesta dell’interessato, alla potenziale conclusione di un contratto nel quale lo stesso sarebbe una delle due parti contraenti;
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tutti i dati personali dell’interessato saranno conservati per una durata massima di 12 mesi e nel caso in cui, entro questo termine, non si dovesse concludere il contratto non saranno comunicati a nessun altro soggetto e saranno cancellati;
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i dati personali superflui o comunque eccedenti o incompatibili con le finalità suddette saranno cancellati e se ciò non fosse possibile, la Titolare procederà alla cancellazione di tutti i dati forniti, dandone immediata comunicazione all’interessato;
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inoltre, l’interessato potrà chiedere a UTIU con qualsiasi mezzo e in qualsiasi momento precedente alla conclusione del contratto di non essere più contattato e di cancellare tutti i suoi dati personali.
C) Nel caso di dati personali forniti dal personale docente o dai ricercatori al momento dell’assunzione o comunque appresi durante l’esecuzione del rapporto di lavoro:
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i dati personali dell’interessato da lui forniti (dati identificativi, indirizzi fisici e telematici, numeri di telefono, curriculum vitae, coordinate bancarie per il pagamento delle retribuzioni, informazioni fiscali e previdenziali, rapporti lavorativi con la pubblica amministrazione), o comunque appresi durante l’esecuzione del rapporto di lavoro (videolezioni, attività didattica, attività di ricerca), i dati relativi alle sue condizioni di salute (richiesta di permessi o assenze per malattia), od occasionalmente quelle di un suo parente o familiare (richieste di permessi o congedo per assistenza ex L. n. 104/92 o per maternità o congedo parentale), sono necessari per la corretta esecuzione del rapporto di lavoro o per adempiere a specifici obblighi di legge;
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prima dell’avvio delle attività didattiche e, comunque, entro il 31 ottobre di ogni anno, la Titolare è tenuta a pubblicare all’interno del suo sito web, nella “Banca dati dell’Offerta Formativa”, i curricula scientifici del docente responsabile del corso e degli altri docenti coinvolti, e le altre informazioni sui rispettivi ruoli e attività nella facoltà di appartenenza;
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gli istituti bancari presso i quali la Titolare intrattiene rapporti potranno essere destinatari dei dati identificativi e delle coordinate bancarie dell’interessato per il pagamento delle retribuzioni;
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le autorità pubbliche competenti in ambito previdenziale, assistenziale e di sicurezza del luogo di lavoro (INPS e INAIL), il Ministero dell’Interno e i suoi organi periferici, il Ministero delle finanze, la Direzione territoriale del lavoro potrebbero essere destinatarie dei dati identificati e relativi alle condizioni di salute dell’interessato per l’erogazione dei servizi pubblici previsti in ambito lavorativo e per effettuare controlli sulla veridicità delle dichiarazioni e delle informazioni fornite;
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non occorre raccogliere il suo consenso per il trattamento dei suddetti dati personali, inclusi i dati relativi alle sue condizioni di salute o quelle di parenti o familiari, in quanto le operazioni di raccolta, registrazione, elaborazione, archiviazione, consultazione e comunicazione degli stessi da parte della Titolare sono necessarie per l’esecuzione di un contratto nel quale l’interessato è una delle due parti contraenti e per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici della Titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale;
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alcuni dati personali riferibili direttamente o indirettamente all’attività lavorativa dell’interessato potrebbero essere appresi in occasione di mirate attività di controllo da parte della Titolare allo scopo di tutelare i suoi beni aziendali, tuttavia per una più completa informazione sulle modalità d’impiego degli strumenti di lavoro, sull’ampiezza e sulle modalità dei controlli e in particolare su quelli eseguiti mediante trattamenti automatizzati, sulla natura e tipologia dei dati trattati e sul bilanciamento degli interessi potenzialmente confliggenti, la Titolare ha predisposto un documento specifico che deve essere portato alla conoscenza di ciascun interessato;
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i dati personali dell’interessato trattati per le finalità connesse all’esecuzione del rapporto di lavoro saranno conservati dalla Titolare per tutta la durata del contratto e alla sua cessazione saranno archiviati fino alla scadenza degli ordinari termini di prescrizione di cui all’art. 2946 c.c. e in seguito cancellati.
D) Nel caso di dati personali forniti dal personale amministrativo o tecnico al momento dell’assunzione o comunque appresi durante l’esecuzione del rapporto di lavoro:
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i dati personali dell’interessato da lui forniti (dati identificativi, indirizzi fisici e telematici, numeri di telefono, curriculum vitae, coordinate bancarie per il pagamento delle retribuzioni, informazioni fiscali e previdenziali, appartenenza sindacale), o comunque appresi durante l’esecuzione del rapporto di lavoro (rilevamento presenze, richieste di ferie o permessi), i dati relativi alle sue condizioni di salute (richiesta di permessi o assenze per malattia), od occasionalmente quelle di un suo parente o familiare (richieste di permessi o congedo per assistenza ex L. n. 104/92 o per maternità o congedo parentale), sono necessari per la corretta esecuzione del rapporto di lavoro o per adempiere a specifici obblighi di legge;
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per il rilevamento delle presenze, la Titolare ha installato all’interno dei locali aziendali degli strumenti di registrazione degli accessi in entrata e in uscita dei lavoratori, che raccolgono i loro dati personali (dati anagrafici e cronologia delle timbrature) mediante l’impiego manuale di un dispositivo (badge magnetico) assegnato univocamente a ciascun lavoratore, questi strumenti sono connessi alla rete aziendale e trasmettono i dati rilevati mediante un software applicativo (Speed presenze), il programma consente l’elaborazione delle informazioni al fine di misurare la durata della prestazione lavorativa per stabilire l’esatta quantificazione della retribuzione periodica, nonché al fine di gestire correttamente il rapporto di lavoro, relativamente alla presenza o all’assenza fisica del lavoratore nel luogo di lavoro, in funzione dei diritti e dei doveri contrattuali in capo a entrambe le parti;
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sempre per il rilevamento delle presenze e anche per la gestione a distanza dell’attività lavorativa relativa alla richiesta di permessi, ferie o assenze per malattia (Smart Working) è stato installato nei locali aziendali un sistema digitale basato sul software EcosAgile che attraverso l’applicativo eClock (App) installato sul dispositivo mobile (smartphone, tablet, ecc.) del lavoratore, è in grado di rilevare la sua presenza al momento della timbratura e di gestire telematicamente la comunicazione delle sue richieste dei permessi, ferie e assenze e delle relative approvazioni;
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il sistema di rilevamento delle presenze eClock tratta solo alcuni dati personali dell’interessato (dati anagrafici, cronologia delle timbrature, richieste, giustificazioni e approvazioni, geolocalizzazione temporanea e limitata ai locali aziendali), sia l’installazione dell’applicativo, sia l’uso del sistema sono facoltativi per il lavoratore, che è inoltre libero di tornare in qualunque momento ad utilizzare il sistema di rilevamento tramite badge;
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l’interessato si autentica al sistema tramite credenziali di accesso univoche (user id e password), al primo avvio l’App lo avvisa sul fatto che verrà utilizzata la geolocalizzazione e con una pop-up informativa chiederà al medesimo il consenso, inoltre avviserà attraverso una icona colorata l’attivazione temporanea della geolocalizzazione (verde=attiva, grigia=spenta), i dati della geolocalizzazione saranno memorizzati dall’App solo quando lo richiederà l’interessato attivando il bottone d’ingresso o uscita per ciascuna timbratura, le informazioni registrate (ora e data, dati anagrafici, coordinate geografiche, mappa visuale) potranno essere controllate dall’interessato sia in tempo reale, sia differito, nessun’altra funzionalità dell’App utilizza la geolocalizzazione, né è trasmessa qualche altra informazione relativa alla geolocalizzazione, in ogni caso il sistema di rilevamento delle presenze non applica un monitoraggio sistematico, né traccia la posizione e/o gli spostamenti del lavoratore;
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i dati rilevati dall’App sono trasmessi in “Cloud” al sistema web EcoAgile in modalità crittografata e conservati sul relativo server situato in Italia a cui possono accedere solo gli operatori della Titolare espressamente autorizzati;
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gli istituti bancari presso i quali la Titolare intrattiene rapporti potranno essere destinatari dei dati identificativi e delle coordinate bancarie dell’interessato per il pagamento delle retribuzioni;
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le autorità pubbliche competenti in ambito previdenziale, assistenziale e di sicurezza del luogo di lavoro (INPS e INAIL), il Ministero dell’Interno e i suoi organi periferici, il Ministero delle finanze, la Direzione territoriale del lavoro potrebbero essere destinatarie dei dati identificati e relativi alle condizioni di salute dell’interessato per l’erogazione dei servizi pubblici previsti in ambito lavorativo e per effettuare controlli sulla veridicità delle dichiarazioni e delle informazioni fornite;
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l’organizzazione sindacale a cui aderisce l’interessato potrà essere destinataria di alcuni dati personali nei limiti dei suoi accordi conclusi con il lavoratore;
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non occorre raccogliere il suo consenso per il trattamento dei suddetti dati personali, inclusi i dati relativi alle sue condizioni di salute o quelle di parenti o familiari, o quelli che possono rivelare l’appartenenza sindacale, in quanto le operazioni di raccolta, registrazione, elaborazione, archiviazione, consultazione e comunicazione degli stessi da parte della Titolare sono necessarie per l’esecuzione di un contratto nel quale l’interessato è una delle due parti contraenti e per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici della Titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale;
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alcuni dati personali riferibili direttamente o indirettamente all’attività lavorativa dell’interessato potrebbero essere appresi in occasione di mirate attività di controllo da parte della Titolare allo scopo di tutelare i suoi beni aziendali, tuttavia per una più completa informazione sulle modalità d’impiego degli strumenti di lavoro, sull’ampiezza e sulle modalità dei controlli e in particolare su quelli eseguiti mediante trattamenti automatizzati, sulla natura e tipologia dei dati trattati e sul bilanciamento degli interessi potenzialmente confliggenti, la Titolare ha predisposto un documento specifico che deve essere portato alla conoscenza di ciascun interessato;
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i dati personali dell’interessato trattati per le finalità connesse all’esecuzione del rapporto di lavoro saranno conservati dalla Titolare per tutta la durata del contratto e alla sua cessazione saranno archiviati fino alla scadenza degli ordinari termini di prescrizione di cui all’art. 2946 c.c. e in seguito cancellati.
In tutti i casi sopra elencati ogni interessato ha il diritto di chiedere alla Titolare:
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la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano;
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l’integrazione di quelli incompleti;
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la cancellazione degli stessi nel caso siano stati trattati illecitamente o nel caso in cui la cancellazione sia necessaria per adempiere un obbligo legale;
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la limitazione del trattamento ai soli dati personali che lo riguardano di cui l’interessato non contesta l’esattezza, nell’attesa che siano terminate le verifiche su quelli contestati e di essere informato prima che detta limitazione sia revocata;
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la consegna dei dati personali che ha fornito, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, o la trasmissione dei medesimi dati a un altro titolare del trattamento, anche in modo diretto, se tecnicamente possibile. Sono esclusi da questo diritto i dati personali che non sono stati forniti dall’interessato e quelli trattati per l’esecuzione di un compito d’interesse pubblico o connesso a pubblici poteri di cui è investita la Titolare del trattamento.
Tutte le richieste possono essere inoltrate alla Titolare ai seguenti recapiti: tel. +3906692076.70 / +3906692076.71 oppure e-mail info@uninettunouniversity.net.
UTIU darà seguito a ogni richiesta dell’interessato senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Questo termine potrà essere prorogato al massimo di altri due mesi e sarà cura della Titolare comunicare all’interessato, entro un mese dal ricevimento della richiesta, la proroga e i motivi del ritardo.
Nel caso in cui le richieste dell’interessato dovessero essere infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, la Titolare ha la facoltà di addebitargli un contributo spese o addirittura rifiutare la richiesta.
Nel caso in cui l’interessato ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il Regolamento UE 2016/679 o che la Titolare non ha ottemperato ai suoi obblighi connessi all’esercizio dei diritti suddetti, egli ha diritto ai sensi dell’art. 77 del medesimo regolamento di proporre reclamo all’Autorità di controllo situata nello Stato membro in cui egli risiede abitualmente o lavora, oppure a quella situata nel luogo dove si è verificata la presunta violazione. È fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.