Whistleblowing

NOTA INFORMATIVA
SULLA PROCEDURA PER EFFETTUARE LE SEGNALAZIONI DI WHISTLEBLOWING
ATTRAVERSO IL CANALE INTERNO AZIENDALE
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L’università Telematica Internazionale Uninettuno ha istituito il canale di comunicazione interno per le segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea, apprese nel contesto lavorativo del soggetto segnalante, anche dette “segnalazioni di whistleblowing”, in attuazione delle disposizioni del Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24, attuativo della Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019.

A chi si rivolge?

Il canale interno per le segnalazioni di whistleblowing è a disposizione di tutti coloro (persone fisiche) che operano nel contesto lavorativo di UNINETTUNO come:

• dipendenti a tempo indeterminato o determinato;
• titolari di rapporti di collaborazione;
• volontari o tirocinanti con o senza retribuzione;
• lavoratori autonomi e professionisti;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• fornitori di beni o servizi e coloro che svolgono la propria attività lavorativa presso di loro.

Cosa si intende per segnalazione di Whistleblowing?

La segnalazione di whistleblowing è una comunicazione che riguarda una violazione (illecito penale, civile, amministrativo) della normativa dell’Unione europea e di tutte le disposizioni nazionali che le danno attuazione nei seguenti settori o ambiti:

• appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti;
• tutela dell’ambiente;
• radioprotezione e sicurezza nucleare;
• sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
• salute pubblica;
• protezione dei consumatori;
• tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza dei sistemi informativi;
• interessi finanziari dell’Unione Europea e la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali nel mercato interno, oppure l’oggetto e le finalità delle disposizioni dell’Unione europea nei settori indicati in precedenza.

La segnalazione può riguardare anche solo i fondati sospetti che sia stata commessa nel contesto lavorativo di UNINETTUNO una delle violazioni suddette o una condotta volta a occultarla.

Sono invece escluse:

• le mere irregolarità (ma possono costituire elementi concreti, da valutarsi come indici sintomatici, se sono tali da far ritenere ragionevolmente al segnalante che potrebbe essere commessa una delle violazioni prese in considerazione dal D.Lgs. n. 24/2023);
• le notizie palesemente prive di fondamento;
• le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico;
• le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni e vociferazioni scarsamente attendibili (così dette “voci di corridoio”).

Il canale interno non può essere utilizzato per le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale del segnalante attinente esclusivamente al suo rapporto individuale di lavoro ovvero inerente al suo rapporto di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Le segnalazioni di whistleblowing possono essere effettuate anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali; o durante il periodo di prova se previsto; o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

A cosa serve il canale interno?

La disciplina normativa dettata dal Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24 ha come obiettivo generale la valorizzazione dei principi di legalità e della libertà di iniziativa economica e di libera concorrenza (art. 41 Cost.) e come scopo principale la tutela del soggetto segnalante e degli altri soggetti che secondo la legge potrebbero essere esposti al rischio di ritorsioni.

Cosa si intende per ritorsione?

La legge considera ritorsione: “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto” (art. 2 co. 1 lett. m) D.Lgs. n. 24/2023).

I soggetti esposti al rischio di ritorsione oltre alla persona del segnalante sono:

• la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante nel medesimo contesto lavorativo (facilitatore);
• le persone che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono a lui legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• i colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con lui un rapporto abituale e corrente;
• gli enti di proprietà del segnalante o per i quali lo stesso lavora;
• gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

Quali tutele sono garantite ai soggetti coinvolti?

La principale tutela riconosciuta dalla legge è quella della riservatezza dell’identità del segnalante e di qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione dalla quale si possa dedurre direttamente o indirettamente la sua identità.

È tutelata anche la riservatezza dell’identità della persona fisica segnalata, almeno fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, del facilitatore e delle persone eventualmente implicate nelle circostanze segnalate (come per esempio il testimone), ciò al fine di salvaguardare la loro reputazione o evitare altre conseguenze negative prima dell’accertamento della verità sui fatti oggetto di segnalazione.

Inoltre, contro quei comportamenti che possono costituire delle ritorsioni, anche solo tentate o minacciate, il segnalante e gli altri soggetti esposti a questo rischio possono rivolgersi all’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) o all’Autorità giudiziaria per far annullare la misura ritorsiva denunciata e sanzionare il soggetto a cui essa è imputabile, nonché ottenere la reintegra nel posto di lavoro in caso di licenziamento.

A titolo esemplificativo sono considerate ritorsioni:

1. licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
2. retrocessione di grado o mancata promozione;
3. mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;
4. sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
5. note di demerito o referenze negative;
6. adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
7. coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
8. discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;
9. mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
10. mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
11. danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
12. inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
13. conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
14. annullamento di una licenza o di un permesso;
15. richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

In qualsiasi procedimento o giudizio, sarà a carico del soggetto che ha messo in atto la presunta ritorsione dimostrare che la misura adottata non è in alcun modo connessa alla segnalazione (così detta inversione dell’onere della prova).

Sono esclusi dal beneficio dell’inversione dell’onere della prova:

• i facilitatori;
• le persone del medesimo contesto lavorativo con stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado con chi segnala, denuncia o effettua una divulgazione pubblica;
• i colleghi di lavoro che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno un rapporto abituale e corrente con chi segnala;
• gli enti di proprietà del segnalante, denunciante, divulgatore pubblico o gli enti in cui lavora o che operano nel medesimo contesto lavorativo.

La tutela prevista in caso di ritorsioni non trova applicazione o può essere revocata quando con la sentenza, anche non definitiva di primo grado, sia accertata la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione, oppure sia accertata la responsabilità civile del medesimo per aver riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o colpa.

Inoltre, il Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24 riconosce a favore di chi segnala anche delle limitazioni di responsabilità rispetto alla rivelazione o alla diffusione di informazioni che normalmente comporterebbero conseguenze in ambito penale, civile e amministrativo:

• non costituisce reato la rilevazione e l’utilizzazione del segreto d’ufficio (art. 326 c.p.), o la rivelazione del segreto professionale (art. 622 c.p.), o la rivelazione dei segreti scientifici e industriali (art. 623 c.p.);
• non costituisce illecito civile la violazione del dovere di fedeltà e di lealtà nei confronti del datore di lavoro (art. 2105 c.c.);
• non costituisce illecito amministrativo o penale la violazione delle disposizioni relative alla tutela del diritto d’autore, alla protezione dei dati personali;
• non costituisce illecito penale o civile la rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta.

Le limitazioni di responsabilità suddette operano solo se vi siano fondati motivi di ritenere che le informazioni siano strettamente necessarie per far scoprire la violazione e che le informazioni sulle violazioni siano veritiere e comprese nelle categorie previste dal decreto legislativo sopra citato.

Inoltre, l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o l’accesso alle stesse deve avvenire in modo lecito.

Sul sito istituzionale dell’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) è stato pubblicato l’elenco degli enti del Terzo settore convenzionati che forniscono assistenza e consulenza gratuita sulle modalità di segnalazione, sulla protezione dalle ritorsioni riconosciuta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell'Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

Chi gestisce il canale interno di segnalazione?

UNINETTUNO ha affidato la gestione del suo canale di comunicazione per le segnalazioni di whistleblowing a un soggetto esterno, tenendo conto sia delle proprie esigenze dimensionali e organizzative, sia delle competenze professionali possedute da questo ultimo.

L’incarico di Gestore del canale interno è stato affidato all’Avv. Gaetano Giordano, con studio in via Acqui n. 7 (00183) Roma (tel. 06.37511524).

Il Gestore del canale interno è l’unico soggetto autorizzato ad accedere alle segnalazioni pervenute attraverso questa modalità di comunicazione ed è tenuto a rispettare le previsioni del Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24, la tutela della riservatezza dei soggetti coinvolti, le norme e le procedure stabilite da UNINETTUNO e la disciplina sul trattamento dei dati personali.

Come si effettua una segnalazione attraverso il canale interno?

Il canale interno istituito da UNINETTUNO consente al segnalante di scegliere tra le seguenti modalità di comunicazione della segnalazione di whistleblowing:

La modalità di comunicazione informatica è messa a disposizione del segnalante tramite la piattaforma on line EcosAgile Whistleblowing a cui è possibile accedere dal link pubblicato in fondo a questa pagina.

La piattaforma usata per la segnalazione interna consente di comunicare in modo sicuro e riservato ed eventualmente anche in forma anonima con il Gestore del canale interno, attraverso la compilazione on line dei moduli forniti dal programma o la registrazione di una segnalazione orale con lo strumento di distorsione della voce per evitare la sua riconoscibilità.

Inoltre, è possibile rimuovere dai documenti allegati alla segnalazione tutte le informazioni (metadati) che potrebbero rendere riconoscibile il mittente.

Alcune informazioni sono obbligatorie in quanto la loro mancanza renderebbe inutile e generica la segnalazione. Infatti, è richiesto al segnalante di fornire, anche nel proprio interesse, delle informazioni il più possibile circostanziate ed eventualmente anche documentate.

Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, sono equiparate a quelle riferibili a un soggetto identificato.

Tutte le segnalazioni effettuate con la piattaforma on line e le informazioni in essa contenute sono protette da strumenti di crittografia sia in transito, sia in archiviazione.

L’accesso alla piattaforma on line è subordinato a un procedimento di autenticazione individuale.

All’atto della segnalazione è fornito al segnalante un codice identificativo univoco che consente sia l’accesso alle informazioni registrate, per consultarle o aggiornarle quando necessario, sia la comunicazione con il Gestore e la ricezione del riscontro.

Non è possibile effettuare un duplicato o una sostituzione del codice identificativo univoco, pertanto, in caso di smarrimento il segnalante non potrà più accedere alla segnalazione inviata tramite la piattaforma on line.

La posta elettronica ordinaria e la PEC non sono strumenti adatti a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto della segnalazione, di conseguenza UNINETTUNO ne sconsiglia l’uso.

La segnalazione interna può essere comunicata anche attraverso la modalità materiale.

Questa modalità consiste nell’invio della segnalazione scritta e adeguatamente circostanziata mediante la posta, preferibilmente raccomandata, all’indirizzo del Gestore sopra indicato.

Per redigere una segnalazione completa ed efficace, il segnalante può usare i moduli standard scaricabili dal link in fondo a questa pagina.

Inoltre, per favorire la riservatezza della comunicazione, il segnalante dovrà avere cura di separare in due buste chiuse il modulo contenente la segnalazione da quello contenente i suoi dati identificativi e la copia del suo documento d’identità, che poi inserirà nella terza busta indirizzata al Gestore con la dicitura esterna “Riservata al Gestore della segnalazione”.

Infine, la segnalazione può essere comunicata anche in forma orale.

Questa modalità può avvenire attraverso la linea telefonica al numero del Gestore sopra indicato o su richiesta del segnalante in presenza durante l’incontro previamente fissato dal Gestore entro un termine ragionevole.

Il contenuto della segnalazione comunicata in forma orale potrà essere registrato e comunque sarà trascritto dal Gestore in un apposito verbale, tenuto separato dai dati identificativi del segnalante.

Cosa accade dopo una segnalazione?

Il Gestore è tenuto a rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione. L’avviso è trasmesso secondo la modalità di segnalazione prescelta.

Qualora una segnalazione sia stata erroneamente o intenzionalmente presentata a un soggetto diverso dal Gestore o con modalità diverse da quelle previste sarà considerata “segnalazione di whistleblowing” solo se il segnalante avrà dichiarato espressamente di voler beneficiare delle tutele previste dal Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24 o se tale volontà sia desumibile dalla segnalazione.

In tal caso, il soggetto ricevente diverso dal Gestore dovrà inoltrarla a quest’ultimo entro sette giorni dal ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Successivamente e nel rispetto di un termine temporale ragionevole, il Gestore dovrà valutare l’ammissibilità della segnalazione.

La segnalazione non sarà ammissibile se risulterà manifesta l’infondatezza per mancanza degli elementi di fatto previsti dalla legge, o se risulterà di contenuto generico o incomprensibile, o se sarà corredata solo da documentazione inappropriata o inconferente.

L’archiviazione della segnalazione ritenuta inammissibile deve essere adeguatamente motivata dal Gestore.

Ai sensi dell’art. 8 comma 5° D.Lgs. n. 24/2023, il Gestore può archiviare le violazioni di “lieve entità” (ossia tutte quelle violazioni irrilevanti per gli interessi coinvolti in ragione della tenuità del danno o dell’esiguità del pericolo o del ravvedimento immediato dell’autore e del conseguente comportamento riparatorio).

Il Gestore può sempre chiedere al segnalante ulteriori informazioni, documenti e chiarimenti, attraverso la modalità di comunicazione prescelta.

Una volta superato il vaglio preliminare di ammissibilità, il Gestore può avviare delle indagini interne e/o rivolgersi direttamente agli organi o agli uffici di UNINETTUNO competenti a intraprendere le azioni consequenziali, poiché non ha il compito di accertare le responsabilità individuali connesse alla segnalazione, o di valutare la legittimità o il merito degli atti oggetto di segnalazione.

In ogni caso, entro tre mesi dalla data di trasmissione dell’avviso inviato al segnalante o in mancanza di questo entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, il Gestore deve dare riscontro al segnalante inviandogli le informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.

La persona segnalata ha il diritto di essere informata della segnalazione che la riguarda solo nell’ambito del procedimento eventualmente avviato nei suoi confronti dopo la conclusione dell’istruttoria preliminare del Gestore e nel caso in cui il procedimento sia fondato in tutto o in parte sulla segnalazione.

L’identità del segnalante può essere rivelata solo con il suo consenso espresso.

Nell’ambito del procedimento penale instaurato in seguito alla segnalazione, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale, mentre nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.

Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

In questo caso l’organo o l’ufficio di UNINETTUNO che ha iniziato il procedimento disciplinare deve dare avviso alla persona segnalata mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

Esistono altre modalità di comunicazione?

Il Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24 ha previsto altre modalità di comunicazione delle segnalazioni di whistleblowing: il canale esterno presso l’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) e la divulgazione pubblica.

Il canale esterno gestito dall’ANAC è una modalità di comunicazione alternativa e può essere usato per una segnalazione a condizione che il canale interno non sia stato attivato o che non sia conforme alla disciplina legale, o nel caso in cui la segnalazione veicolata con il canale interno non abbia avuto seguito (ossia non è stata valutata la sussistenza dei fatti segnalati o non è stata data comunicazione dell’esito delle indagini e delle eventuali misure adottate), o ancora nel caso in cui il segnalante abbia fondati motivi di dubitare che la segnalazione avrebbe efficace seguito o fondati motivi di temere una ritorsione, o infine fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Nel caso in cui il Gestore del canale interno dovesse trovarsi in una ipotesi di conflitto d’interessi rispetto a una specifica segnalazione (per esempio come soggetto segnalato) si potrà usare il canale esterno dell’ANAC.

La divulgazione pubblica consiste nel rendere la segnalazione di dominio pubblico tramite la stampa o altri mezzi di diffusione, anche elettronici, in grado di raggiungere un numero elevato di persone. Questa modalità di comunicazione può essere usata a condizione che la segnalazione sia stata inviata prima con il canale interno e dopo con il canale esterno gestito dall’ANAC, o direttamente attraverso questo ultimo, e non abbia mai ricevuto riscontro entro termini ragionevoli.

Il segnalante può effettuare direttamente una divulgazione pubblica della segnalazione nel caso in cui abbia fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse, o quando abbia fondati motivi di temere una ritorsione o dubitare che la segnalazione esterna avrebbe efficace seguito.

La tutela della riservatezza non opera nel caso di divulgazione pubblica qualora la persona segnalante abbia intenzionalmente rivelato la sua identità. Quando, invece, l’identità è stata tenuta riservata attraverso l’uso di un nickname tali divulgazioni sono equiparabili alle segnalazioni anonime.

Infine, il segnalante può rivolgersi direttamente all’Autorità giudiziaria per denunciare le condotte illecite oggetto delle segnalazioni di whistleblowing.