1 - Premessa.
L’università Telematica Internazionale Uninettuno (in breve UNINETTUNO) ha istituito il canale di comunicazione interno per le segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea, apprese nel contesto lavorativo del soggetto segnalante, anche dette “segnalazioni di whistleblowing”, in attuazione delle disposizioni del Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24, attuativo della Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019.
UNINETTUNO è tenuta a trattare le informazioni oggetto della segnalazione contenenti dati personali nel rispetto del Regolamento UE 2016/679, del D.Lgs. n. 196/2003 e del D.Lgs. n. 51/2018.
Questo documento ha lo scopo di dare le informazioni legali previste dagli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 su come sono trattati i dati personali delle persone fisiche che sono coinvolte nelle segnalazioni di whistleblowing.
2 - Le informazioni sul Titolare del trattamento.
Ai sensi del Regolamento UE 2016/679, UNINETTUNO con sede legale a Roma, Corso Vittorio Emanuele II n. 39 si qualifica come Titolare dei trattamenti dei dati personali delle persone fisiche coinvolte nella segnalazione di whistleblowing.
UNINETTUNO ha delegato la gestione delle segnalazioni di whistleblowing a un Gestore esterno alla sua organizzazione aziendale che ha designato come Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679.
3 – Le categorie di dati personali trattati.
Le segnalazioni di whistleblowing e le attività d’indagine conseguenti implicano il trattamento dei dati personali dei soggetti coinvolti. Questi dati personali possono riguardare i dati identificativi e di contatto (indirizzo fisico ed email, numeri telefonici) del soggetto segnalante e del soggetto segnalato o di altri soggetti coinvolti (testimoni, colleghi, superiori gerarchici, fornitori, professionisti, familiari, ecc.) nonché il ruolo, le mansioni e altre informazioni riferite all’attività lavorativa svolta dal segnalante e dagli altri soggetti coinvolti e alle circostanze della violazione segnalata ed eventualmente alcuni dati particolari come i dati retributivi o i dati giudiziari.
I dati personali suddetti possono essere forniti dal segnalante per descrivere le circostanze delle violazioni di cui egli sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro e possono essere contenuti anche in documenti o atti allegati alla segnalazione, oppure essere raccolti dal Gestore in occasione dell’attività d’indagine conseguente al ricevimento di una segnalazione. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non devono essere raccolti o, se forniti, sono cancellati immediatamente.
4 - Le finalità del trattamento.
I dati personali raccolti attraverso le modalità di segnalazione di whistleblowing previste dal canale interno di UNINETTUNO (modalità informatica, modalità materiale e modalità orale) o attraverso l’attività d’indagine del Gestore, sono da lui trattati esclusivamente per valutare l’ammissibilità della segnalazione e per comunicarne l’esito al segnalante ed eventualmente ai soggetti competenti a giudicare i fatti, gli atti e le condotte segnalate (gli organi o uffici di UNINETTUNO o le Pubbliche Autorità).
Rispetto a queste finalità i dati forniti dal segnalante non sono obbligatori, tuttavia, la loro mancanza o insufficienza potrebbe rendere inutile e generica la segnalazione. Infatti, è richiesto al segnalante di fornire, anche nel proprio interesse, delle informazioni il più possibile circostanziate ed eventualmente anche documentate. Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, sono equiparate a quelle riferibili a un soggetto identificato.
5 - Le modalità del trattamento.
Il trattamento dei dati personali suddetti viene svolto prevalentemente con strumenti informatici (comunicazione, registrazione ed archiviazione delle segnalazioni, incluse quelle orali e delle informazioni acquisite durante le indagini preliminari attraverso la piattaforma di segnalazione on line) sia con modalità manuali (registrazione ed archiviazione delle segnalazioni pervenute a mezzo posta o effettuate oralmente in presenza e delle informazioni acquisite durante le indagini preliminari).
6 - Le basi giuridiche del trattamento.
Il trattamento dei dati personali suddetti si basa a norma dell’art.6, par. 1, lett. c) del Regolamento UE 2016/679 sulla necessità della Titolare di adempiere agli obblighi legali stabiliti dal Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24.
La rivelazione dell’identità del segnalante a persone diverse dal Gestore e dai soggetti competenti a dare seguito alla segnalazione, si basa a norma dell’art. 6, par. 1, lett. a) del Regolamento UE 2016/679 esclusivamente sul suo consenso.
7 - I destinatari dei dati personali.
I dati personali trattati nell’ambito delle attività e delle procedure di segnalazione di whistleblowing possono essere comunicati alle competenti Autorità pubbliche in caso di denuncia o azioni giudiziarie o procedimenti amministrativi.
8 – Trasferimento dei dati personali.
I dati personali suddetti non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo, né verso una Organizzazione internazionale.
9 - Il periodo di conservazione dei dati personali.
Ai sensi dell’art. 14 comma 1° del Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24 i dati personali trattati nell’ambito delle attività e delle procedure di segnalazione di whistleblowing saranno conservati dalla Titolare per il tempo necessario al trattamento della specifica segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorre dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
10 - I diritti dell’interessato.
L’interessato ha il diritto di chiedere:
- l’accesso e la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano;
- l’integrazione di quelli incompleti;
- la cancellazione degli stessi nel caso siano stati trattati illecitamente o nel caso in cui la cancellazione sia necessaria per adempiere un obbligo legale;
- la limitazione del trattamento ai soli dati personali che lo riguardano di cui l’interessato non contesta l’esattezza, nell’attesa che siano terminate le verifiche su quelli contestati e di essere informato prima che detta limitazione sia revocata;
- la consegna dei dati personali che ha fornito, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, o la trasmissione dei medesimi dati a un altro titolare del trattamento, anche in modo diretto, se tecnicamente possibile. Sono esclusi da questo diritto i dati personali che non sono stati forniti dall’interessato e quelli trattati per l’esecuzione di un compito d’interesse pubblico o connesso a pubblici poteri di cui è investita la Titolare del trattamento.
Inoltre, in qualsiasi momento, l’interessato ha diritto di opporsi ai sensi dell’art. 21 del Regolamento UE 2016/679, al trattamento dei suoi dati personali effettuato sulla base di un legittimo interesse, adducendo motivi legittimi connessi alla sua situazione particolare.
Tutte le richieste possono essere inoltrate a UNINETTUNO presso la sede legale, o ai seguenti recapiti: tel. +39 06 692076.70 / +39 06 692076.71 oppure e-mail info@uninettunouniversity.net.
Nel caso in cui l’interessato ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il Regolamento UE 2016/679 o che la Titolare non ha ottemperato ai suoi obblighi connessi all’esercizio dei diritti suddetti, egli ha diritto ai sensi dell’art. 77 del medesimo regolamento di proporre reclamo all’Autorità di controllo situata nello Stato membro in cui egli risiede abitualmente o lavora, oppure a quella situata nel luogo dove si è verificata la presunta violazione. È fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.
Ai sensi dell’art. 13 comma 3° del Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24 la persona coinvolta o la persona menzionata nella segnalazione non possono esercitare i diritti sopra elencati (articoli da 15 a 22 del Regolamento UE n. 2016/679), con riferimento ai loro dati personali trattati nell’ambito della segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato. Di conseguenza, in tale ipotesi UNINETTUNO deciderà sull’istanza in base al così detto “bilanciamento d’interessi” e potrà anche non rispondere all’interessato.
UNINETTUNO ha nominato il Responsabile della protezione dei dati personali (RPD/DPO) che può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: dpo@uninettunouniversity.net oppure tramite tel./fax al numero +39 06 37511524. Gli interessati possono contattarlo per tutte le questioni relative al trattamento dei loro dati personali e all’esercizio dei loro diritti derivanti dal Regolamento suddetto, ed egli è tenuto al segreto in merito all’adempimento dei propri compiti.