LETTRE CIRCULAIRE SUR LA PRIVACY – Pour Employés, Collaborateurs, Professeurs
Ce document est visé à informer toute personne intéressée à offrir des prestations de travail en application d’un contrat de travail de n’importe quelle typologie e durée avec L’UNIVERSITE TELEMATIQUE INTERNATIONALE UNINETTUNO (ci-après dénommée UTIU), sur comment seront traités leur données personnelles, fournies pour participer à une sélection basée sur concours lancé à travers un appel publique ou au moment de la demande d’information pour une éventuelle négociation privée ou au cours d’une négociation privée visée à l’embauche et sur comment seront traitées leur données personnelles pendant toute la durée du rapport de travail.
Ce document vise ainsi à mettre à jour les informations déjà fournies à tout le personnel embauché.
Le Règlement de l’Union Européenne 2016/676 tutelle toute personne physique par rapport au traitement de leurs données personnelles effectué par le Titulaire du traitement établi dans le territoire de l’Union Européenne et leur fournit une série de droit, listés ci-après, qui pourront etre exercés, le cas échant, à leur égard.
L’UTIU a son siège à Rome (Italie), Corso Vittorio Emanuele II nr. 39 et, pour telle raison, applique le Règlement UE 2016/679 à tout traitement de données personnelles, y compris celles qui sont nécessaires à bénéficier des activités de formation à distance et elle est formellement le Titulaire de ces traitements.
L’UTIU peut être contactée par les personnes concernées aux adresses postales ou aux numéros de téléphones indiqués sur son site web : https://www.uninettunouniversity.net .
Le Responsable de la protection des données personnelles est l’Avocat Gaetano Giordano et il peut etre contacté par courriel à l’adresse : dpo@uninettunouniversity.net ou par tél./fax au numéro +390637511524. Les personnes concernées auront la possibilité de le rejoindre pour tout question reliées au traitement de leur données personnelles et à l’exercice de leur droits écoulant du Règlement susmentionné et il est tenu au secret en qui concerne l’accomplissement de ses tâches.
Cela étant dit, l’UTIU souhaite fournir aux personnes concernées les suivantes informations :
A) Dans le cas de données personnelles fournies par chaque personne concernée pour participer à une sélection basée sur concours lancée par l’UTIU à travers un appel publique pour le recrutement de professeurs, chercheurs ou pour l’attribution de bourses de recherche ou pour l’attribution de charge de conférencier d’échange étranger :
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Les données personnelles fournies avec la demande de participation à la sélection basée sur concours et, notamment, les données identificatrices de la personne concernées et les informations regardant sa carrière académique et sa précédente activité professionnelle avec l’Administration Publique, les données personnelles concernant éventuelles condamnations pénales et l’exercice des droits civiles, si requis par l’appel, les certifications incluant les susmentionnées données personnelles ou les déclarations remplaçantes faite par la personne concernée, sont tous nécessaires à l’évaluation des conditions requises de participation, pour la formation du relatif classement, pour un ’éventuelle embauche individuelle et pour la conclusion du relatif contrat d’emploi ;
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Il n’est pas nécessaire d’obtenir votre consentement car les opérations de récolte, enregistrement, élaboration, consultation et évaluation de ces données personnelles par le Titulaire de de celles reliées à éventuelles condamnations pénales et à l’exercice des droits civiles, si requis par l’appel, sont nécessaires pour l’accomplissement d’une tache d’intérêt publique relié à l’exercices de pouvoirs publiques dont elle est investie et pour respecter l’obligation juridique puisque l’embauche du personnel enseignant est effectuée sur la base de la loi n° 240/2010 à traiter toutes ces données personnelles ;
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Les données personnelles seront communiquées aux autorités publiques compétente (MIUR, Autorités certificatrices, autres universités) aux fins de communiquer le résultat de la procédure et effectuer des contrôles par échantillonnage sur la véridicité des déclarations et des informations fournies par le participant ;
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A la conclusion de la sélection de la sélection basée sur un concours toutes les données personnelles de la personne concernée seront conservées par le Titulaire pour une période de temps illimitée exclusivement à fins de classement dans l’intérêt publique.
B) Dans le cas de données personnelles fournies par chaque personne concernée au moment de la transmission de la proposition d’interview ou d’une candidature visée à la stipulation d’un rapport d’emploi :
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Les données personnelles fournies sont nécessaires pour évaluer de ses expérience de formation et professionnelle aux fins d’une éventuelle stipulation d’un rapport d’emploi avec le Titulaire ;
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Il n’est pas nécessaire d’obtenir votre consentement car les opérations de récolte, enregistrement, élaboration et consultation de ces données personnelles par le Titulaire sont visées, sur demande de la personne concernée, à la possible conclusion d’un contrat dans lequel la même serait une des parties contractantes ;
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Toutes les données personnelles de la personne concernée seront gardées pour une durée maximale de 12 mois et dans le cas où, dans ce délai, on ne réussit pas à conclure le contrat ne seront pas communiquées à aucun autre sujet et seront éliminées ;
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Les données superfétatoires ou, en tous cas, excédents ou incompatibles par rapport aux susmentionnées finalités seront éliminées et, si cela ne serait pas possible, le Titulaire procédera à l’élimination de toutes les données fournies, moyennant une prompte communication à la personne concernée ;
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En outre, la personne concernée pourra demander à l’UTIU, par tout moyen et en tout moment avant la conclusion du contrat, de n’être plus contacté et d’éliminer toutes ses données personnelles.
C) Dans le cas où les données personnelles fournies par le personnel enseignant ou par les chercheurs au moment de l’embauche ou, en tous cas, acquises durant l’application du rapport de travail :
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Les données personnelles de la personne concernée par elle fournies (données identificatrices, adresses physiques et électroniques, numéros de téléphone, curriculum vitae, coordonnées bancaires pour le paiement des salaires, informations fiscales et de sécurité sociale, rapport de travail avec l’administration publique) ou, en tous cas, acquises au cours de l’application du rapport d’emploi (leçons vidéo, activités didactiques, activités de recherche), les données reliées à ses conditions de santé (demande de congés ou absences pour maladie) ou occasionnellement celles d’un proche ou membre de la famille (demande de congé ou congé pour assistance aux termes de la Loi n° 104/92 ou pour maternité ou congé parental), sont nécessaires pour une correcte application du rapport d’emploi ou pour respecter des spécifiques obligations de loi ;
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Avant le début des activités didactiques et, en tous cas, non plus tard du 31 octobre de chaque année, le Titulaire est tenu à publier sur son site web, dans la « Banque des données de l’Offre de Formation », les curricula scientifiques du professeur chargé du cours et des autres professeurs impliqués et des autres informations sur les rôles respectifs et activités dans la faculté d’afférence ;
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Les instituts bancaires auprès desquels le Titulaire entretient des rapports pourront être destinataires de données identificatrices et des coordonnées bancaires de la personne concernée pour le paiement des salaires ;
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Les autorités publiques compétentes au niveau de sécurité sociale, d’assistance et de sécurité du poste de travail (INPS et INAIL), le Ministère des Affaires Intérieures et de ses organes périphériques, le Ministère des Finances, la Direction Territoriale du Travail pourraient être les destinataires des données identifiées et reliées au conditions de santé de la personne concernée en ce qui concerne la fourniture des services publiques prévus dans un cadre professionnel et pour effectuer des contrôles sur la véridicité des déclarations et des informations fournies ;
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Il n’est pas nécessaire d’obtenir votre consentement pour le traitement des susmentionnées données personnelles, y inclus les données reliés à ses conditions de santé ou à celles de ses proches ou membre de la familles, car les opérations de récolte, enregistrement, élaboration, classement, consultation et communication des mêmes de la part du Titulaire sont nécessaires pour l’application d’un contrat dans lequel la personne concernée est une des parties contractantes et pour respecter les obligations et exercer les droits spécifiques du Titulaire ou de la personne concernée en matière de droit du travail et de la sécurité sociale ;
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Certaines données personnelles référables directement ou indirectement à l’activité professionnelle de la personne concernée pourraient être acquises à l’occasion d’activités de contrôle ciblées de la part du Titulaire aux fins de protéger ses bien d’entreprises ; toutefois, pour une plus complète information sur les modalités d’emploi des outils de travail, sur l’extension et sur les modalités des contrôles et, en particulier, sur ceux effectués à travers les traitements automatisés, sur la nature et typologies de données traitées et sur le balancement d’intérêts potentiellement en conflit, le Titulaire a rédigé un document spécifique que doit être porté à la connaissance di chaque personne concernée ;
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Les données personnelles de la personne concernée traitées pour des finalités reliées à l’application du rapport d’emploi seront conservées par le Titulaire pour toute la durée du contrat et à sa cessation seront stockées jusqu’à l’échéance des termes normales de prescription aux sens de l’art. 2946 du Code Civil et, ensuite, éliminées.
D) Dans le cas de données personnelles fournies par le personnel administratif ou technique au moment de l’embauche ou, en tous cas, acquises durant l’application du rapport d’emploi:
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Les données personnelles de la personne concernée par elle fournies (données identificatrices, adresses physiques et électroniques, numéros de téléphone, curriculum vitae, coordonnées bancaires pour le paiement des salaires, informations fiscales et de sécurité sociale, inscription aux syndicats) ou, en tous cas, acquises au cours de l’application du rapport d’emploi (relevé des présences, demandes de jours fériés ou congés), les données reliées à ses conditions de santé (demande de congés ou absences pour maladie) ou occasionnellement celles d’un proche ou membre de la famille (demande de congé ou congé pour assistance aux termes de la Loi n° 104/92 ou pour maternité ou congé parental), sont nécessaires pour une correcte application du rapport d’emploi ou pour respecter des spécifiques obligations de loi ;
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Pour relever les présences, le Titulaire a installé, dans les locaux de l’institution, des instruments d’enregistrement des poinçons en entrée et en sortie des employés, qui collectent leur données personnelles (données personnelles et chronologie des poinçons) à travers l’emploi manuel d’un appareil (clé magnétique) assigné univoquement à chacun des employés, ces instruments sont connectés au réseau de l’entreprise et transmettent les données relevées grâce à un logiciel applicatif (Speed présences), le programme permet l’élaboration des informations aux fins de mesurer la durée de la prestation de travail pour établir l’exacte quantification du salaire périodique ainsi que de gérer correctement le rapport d’emploi, en ce qui concerne la présence ou absence physique de l’employé sur le poste de travail en fonction des droits et des devoirs contractuels des deux parties ;
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Egalement en ce qui concerne le relevé des présences et ainsi que pour la gestion à distance de l’activité de travail par rapport aux demandes de congés, congés fériés ou absences pour maladie (Smart Working) le Titulaire a installé, dans les locaux de l’institution, un système numérique basé sur le logiciel EcosAgile qui, à travers l’application eClock (App) installé sur l’appareil mobile (smartphone, tablette, etc.) de l’employé, en mesure de relever sa présence au moment du poinçon et de gérer à travers les réseaux télématiques la communication des demandes de congés, congés fériés et absences et des relatives autorisations ;
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Le système de relevé des présences eClock traite seulement certains des données personnelles de la personne concernée (données personnelles, chronologies des poinçons, demandes, justifications et autorisations, géolocalisation temporaire et limitées au locaux de l’institution), tant l’installation de l’application, l’utilisation du système sont optionnels pour l’employé qui, en outre, est libre de retourner, en tout moment, à utiliser le système de relevé à travers clé magnétique ;
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La personne concernée se connecte au système à travers des crédentielles d’accès univoques (UserID et mot de passe), au premier lancement de l’App, l’alerte du fait que sera utilisée la géolocalisation et avec un pop-up d’information lui défendra son consentement, en outre, elle le alerte, à travers une icône colorée, de l’activation temporaire de la géolocalisation (verte=activé, grise= désactivé), les données de la géolocalisation seront stockées sur l’App seulement quand la personne concernée le demandera en appuyant sur la touche d’entrée ou sortie pour chaque poinçon, les informations enregistrées (heure et date, données personnelles, coordonnées géographiques, mappe visuelle) pourront être contrôlées par la personne concernée tant en temps réel, tant en différé, aucune autre fonctionnalité de l’App utilise la géolocalisation, ni sont transmises des autres informations reliées à la géolocalisation, en tout cas, le système de relevé des présences n’applique pas un monitorage systématique, ni trace la position et/ou les mouvements de l’employé ;
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Les données relevées par l’App sont transmise à travers le “Cloud” au système Web EcoAgile en modalité cryptographiée et stockées sur le serveur correspondant situé en Italie auquel peuvent accéder seulement les opérateurs du Titulaire expressément autorisé ;
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Les instituts bancaires auprès desquels le Titulaire entretient des rapports pourront être destinataires de données identificatrices et des coordonnées bancaires de la personne concernée pour le paiement des salaires ;
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Les autorités publiques compétentes au niveau de sécurité sociale, d’assistance et de sécurité du poste de travail (INPS et INAIL), le Ministère des Affaires Intérieures et de ses organes périphériques, le Ministère des Finances, la Direction Territoriale du Travail pourraient être les destinataires des données identifiées et reliées au conditions de santé de la personne concernée en ce qui concerne la fourniture de services publiques prévus dans un cadre professionnel et pour effectuer des contrôles sur la véridicité des déclarations et des informations fournies ;
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L’organisation syndicale à laquelle la personne concernée adhère pourra être destinataire de certaines données personnelles dans les limites des accords conclus avec l’employé ;
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Il n’est pas nécessaire d’obtenir votre consentement pour le traitement des susmentionnées données personnelles, y inclus les données reliés à ses conditions de santé ou à celles de ses proches ou membre de la familles, car les opérations de récolte, enregistrement, élaboration, classement, consultation et communication des mêmes de la part du Titulaire sont nécessaires pour l’application d’un contrat dans lequel la personne concernée est une des parties contractantes et pour respecter les obligations et exercer les droits spécifiques du Titulaire ou de la personne concernée en matière de droit du travail et de la sécurité sociale ;
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Certaines données personnelles référables directement ou indirectement à l’activité professionnelle de la personne concernée pourraient être acquises à l’occasion d’activités de contrôle ciblées de la part du Titulaire aux fins de protéger ses bien d’entreprises ; toutefois, pour une plus complète information sur les modalités d’emploi des outils de travail, sur l’extension et sur les modalités des contrôles et, en particulier, sur ceux effectués à travers les traitements automatisés, sur la nature et typologies de données traitées et sur le balancement d’intérêts potentiellement en conflit, le Titulaire a rédigé un document spécifique que doit être porté à la connaissance di chaque personne concernée ;
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Les données personnelles de la personne concernée traitées pour des finalités reliées à l’application du rapport d’emploi seront conservées par le Titulaire pour toute la durée du contrat et à sa cessation seront stockées jusqu’à l’échéance des termes normales de prescription aux sens de l’art. 2946 du Code Civil et, ensuite, éliminées.
Dans tous les cas susmentionnés chaque personne concernée a le droit de demander au Titulaire :
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La rectification des données personnelles inexactes qui le concerne;
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L’intégration des données incomplètes ;
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L’effacement des mêmes dans le cas où elle ont été traitement illicitement ou dans le cas où l’effacement soit nécessaire pour respecter qu’obligation juridique ;
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La limitation du traitement aux seules données personnelles qui le regardent dont la personne concernée ne conteste pas l’exactitude, dans l’attente qui soient complétés les contrôles sur celles contestées et d’être informé avant la révocation de cette limitation ;
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La transmission des données personnelles qu’il a donné, en format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou la transmission de ces données à un autre responsable du traitement, même en forme indirecte, si possible sur le plan technique. Sont exclus de ce droit les données personnelles qui ne sont pas fournis par la personne concernée et celles traitées pour l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le Titulaire du traitement.
Toute demande peut être transmise au Titulaire aux adresses ci-après:
Tél. +3906692076.70 / +3906692076.71 ou e-mail info@uninettunouniversity.net.
L’UTIU donnera suite à toute demande de la personne concernée sans injustifié retard et, en tous cas, au plus tard d’un mois de la réception de la demande même. Ce délai pourra être étendu au maximum de deux mois et le Titulaire s’attachera à communiquer à la personne concernée, au plus tard d’un mois de la réception de la demande, l’extension et les raisons du retard.
Dans le cas où les demandes de la personne concernée devraient être déraisonnables ou excessives, en particulier pour leur caractère répétitif, le Titulaire a le droit de lui imputer une contribution aux dépenses ou même de rejeter la demande.
Dans le cas où la personne concernée dime que le traitement qui l’implique viole le Règlement UE 2016/679 ou que le Titulaire n’a pas respecter ses obligations par rapport aux droit susmentionnés, il a le droit, aux termes de l’art. 77 du même Règlement d’introduire une réclamation à l’Autorité de Contrôle située dans l’Etat Membre dans lequel il réside ou travaille habituellement ou à celle située dans le lieu où la prétendue violation a eu lieu. Cela sans préjudice à tout autre opposition administrative ou juridictionnelle.