LETTRE CIRCULAIRE SUR LA PRIVACY

AUX TERMES DE L’ART. 13 DU REGLEMENT UE 2016/679
SUR LE DEROULEMENT DES EXAMENS ET DES SESSIONS DE LICENCE/MAITRISE A DISTANCE EN APPLICATION DES DISPOSITIONS ADOPTEES POUR FAIRE FACE A L’EPIDEMIE DE COVID-19
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Ce document intègre les informations déjà publiées sur le site web de l’UNIVERSITE TELEMATIQUE INTERNATIONALE UNINETTUNO (ci-après dénommée UTIU) et vise à informer les étudiants et les professeurs de la modalité à travers laquelle leurs données personnelles pour le déroulement des examens et des sessions de licence/maitrise à distance seront traitées au cours de l’épidémie causée par le COVID-19.

L’UTIU, en qualité de Titulaire du traitement des données personnelles communique que, en application des normes adoptées pour faire face à l’épidémie du COVID-19 (Décret-Loi du 23 février 2020 n° 6, DPCM du 8 mars 2020, Note du MIUR réf. : prot. 6932 du 5 mars 2020) ont été suspendues toutes les activités en présentiel et que les activités de formation, les examens et les sessions de licence/maitrise sont déroulées ayant recours à la modalité à distance.

Dans le cas des examens et des sessions de licence/maitrise, l’UTIU doit assurer la publicité prévue (Art. 43 du R.D. du 4 juin 1938 n° 1239 établit que les session d’examen, de licence/maitrise ou diplôme soient publiques) et, par conséquent, les modalité à distance doivent prévoir des sessions collectives entre professeurs et étudiants, tant ceux qui sont admis à l’examen que ceux qui sont inscrits au cours d’étude correspondant qui soient intéressés à assister à l’examen ou à la session.

Le calendrier des examen est rendu publique. Les examens et les sessions de licence/maitrise à distance se déroulent dans le Cyberespace Didactique, généralement utilisé pour les activités de formation, auquel les étudiants et les professeurs accèdent à travers des crédentielles personnelles et confidentielles d’identification. Pour chaque session sont créés des classes interactives et audiovisuelles spécifiques.

Aux candidats avec un diagnostic de trouble spécifique de l’apprentissage ou avec une déshabilité certifiée est assuré le déroulement à distance des examens et de la session de licence/maitrise à l’aide des mesure prévues par la loi, dans le respect de la confidentialité de leur conditions de santé.

L’étudiant souhaitant passer l’examen à distance doit prouver au professeur son identité avant le début de l’examen ou de la session, en montrant un document valide à travers la caméra vidéo connectée à son ordinateur ou en en envoyant une copie ou un ’image au professeur à travers le système de poste électronique de l’UTIU. Dans le cas de soumission du document d’identité, la session publique est temporairement suspendue à ce que le contenu du document reste réservé entre le professeur et l’étudiant à examiner.

Le déroulement des examens et des sessions de licence/maitrise à distance implique le traitement avec des outils télématique des images et de la voix des professeurs et des étudiants et pour ceux-ci même le traitement des données incluses dans les documents d’identité et dans le courriel envoyé à la Présidence de la Faculté, immédiatement après le déroulement de l’examen, incluant la décision d’accepter ou de ne pas accepter la note de l’examen communiquée oralement par le professeur.

Toutes ces données personnelles sont traitées par UTIU dans le but exclusif de dérouler les examens à distance et il n’est pas nécessaire d’obtenir le consentement des personnes concernées car ces actes sont nécessaires pour respecter les obligations de loi connectées à l’épidémie de COVID-19 et pour l’accomplissement d’une tâche d’intérêt publique reliée à l’exercice de pouvoirs publiques dont elle est investie puisqu’elle est une université télématique non étatique, autorisée aux termes du Décret Min. du 17 avril 2003 à dispenser des titres académiques prévus à l’art. 3 du Décret Min. du 22 octobre 2004, n°240.

Le document d’identité de l’étudiant est enregistré ou stocké par UTIU dans le but exclusif d’accomplir les actes administratifs suivants relatifs à la carrière de l’étudiant et ne sont pas prévus autres finalités ou traitements ni communications à tiers. Une fois terminé l’examen, le document est éliminé du système de l’UTIU. Le courriel incluant la incluant la décision d’accepter ou de ne pas accepter la note d’examen communiqué oralement par le professeur est, par contre, conservée parmi la documentation de la carrière de l’étudiant.

L’UTIU peut être contactée par les personnes concernées aux adresses postales ou aux numéros de téléphones indiqués sur son site web : https://www.uninettunouniversity.net .

Sur le site de la page dédiée aux examens en ligne sont disponibles ainsi la procédure pour l’identification des étudiants e les modalités de déroulement des examens à distance, y incluses les normes de conduite à suivre au cours des sessions. A ces fins l’UTIU rappelle qu’il n’est pas permis d’enregistrer les examens à distance et tous ceux qui y participent doivent respecter les instructions du professeur.

Le Responsable de la protection des données personnelles est l’Avocat Gaetano Giordano et il peut être contacté par courriel à l’adresse : dpo@uninettunouniversity.net ou par tél./fax au numéro +390637511524. Les personnes concernées auront la possibilité de le rejoindre pour toute question reliée au traitement de leur données personnelles et à l’exercice de leur droits écoulant du Règlement susmentionné et il est tenu au secret en qui concerne l’accomplissement de ses tâches.

Chaque personne concernée a le droit de demander au Titulaire :

Toute demande peut être transmise au Titulaire aux adresses ci-après:
Tél. +3906692076.70 / +3906692076.71 ou e-mail info@uninettunouniversity.net.
L’UTIU donnera suite à toute demande de la personne concernée sans injustifié retard et, en tous cas, au plus tard d’un mois de la réception de la demande même. Ce délai pourra être étendu au maximum de deux mois et le Titulaire s’attachera à communiquer à la personne concernée, au plus tard d’un mois de la réception de la demande, l’extension et les raisons du retard.  
Dans le cas où les demandes de la personne concernée devraient être déraisonnables ou excessives, en particulier pour leur caractère répétitif, le Titulaire a le droit de lui imputer une contribution aux dépenses ou même de rejeter la demande.
Dans le cas où la personne concernée dime que le traitement qui l’implique viole le Règlement UE 2016/679 ou que le Titulaire n’a pas respecter ses obligations par rapport aux droit susmentionnés, il a le droit, aux termes de l’art. 77 du même Règlement d’introduire une réclamation à l’Autorité de Contrôle située dans l’Etat Membre dans lequel il réside ou travaille habituellement ou à celle située dans le lieu où la prétendue violation a eu lieu. Cela sans préjudice à tout autre opposition administrative ou juridictionnelle.